3.2.6.5. Проведення загальних зборів

Проводьте загальні збори та голосування з використання ЕЦП та інтеграції з застосунком Дія. Підпис.

Для чого?

Загальні збори - це зустрічі жителів всієї громади чи певної її території (міста, села, селища, району, кварталу, вулиці, декількох будинків) для обговорення вагомих проблем та надання пропозицій щодо їх вирішення (ст.8 ЗУ «Про місцеве самоврядування в Україні»). З міркувань підвищення ефективності та зручності для наших користувачів, в нашій системі було впроваджено можливість проведення віддалених загальних зборів (online) за допомогою ЕЦП та інтеграції з застосунком "Дія". Тепер жителі та організації, що надають послуги у житлово-комунальному секторі, мають можливість проводити "Загальні збори" та укладати відповідні документи через застосунок «Дія».

Зверніть увагу що даний функціонал «Загальні Збори» доступний тільки для співробітникам з ролями «Менеджер», «Бухгалтер» та «Ревізор».

Початок роботи

       Сторінка для роботи з загальними зборами знаходиться в розділі меню «Комунікації» (мал.1.)

^мал.1

Створення загальних зборів

Для того щоб створити загальні збори натисніть на кнопку «Створити Нову Подію» (мал.2).

^мал.2

Заповнюємо поля «Початок проведення», «Кінець проведення», «Тема» та «Місце проведення» (зверніть увагу, поля із зірочкою * обов’язкові для заповнення). Далі натискаємо «Створити» (мал.3)

^мал.3

Порядок Денний

Після створення загальних зборів, вам треба перейти на вкладку «Порядок Денний» та натиснути кнопку «Додати Запитання» (мал.4)

^мал.4

У відкритому вікні в поле з текстом вносимо питання яке буде виноситись на голосування на зборах, та натискаємо «Додати запитання» (мал.5).

^мал.5

Учасники

Сторінка «Учасники», необхідна для видалення або додавання мешканців які приймають участь у загальних зборах.

Для видалення учасників, які не будуть приймати участі скористайтесь значком видалення, що стоїть напроти учасника (мал.6). Помилково видаленого мешканця можна знову додати до голосування.

^мал.6

Для додавання мешкаців натисніть на кнопку «Додати Участників» . У вікні, яке відкрилося, скористайтесь полем «Ім’я» або «Особовий рахунок» (мал.7), та натисніть на перше поле для додавання. Зверніть увагу, при переході на вкладку «Додати Участників» будуть відображені лише ті мешканці, які мають зареєстровані особисті кабінети.

^мал.7

Загальні відомості

На цій сторінці відображається загальна інформація що стосується зборів. Після заповнення всіх необхідних даних, треба сповістити мешканців про те що заплановані загальні збори. Для цього треба натиснути на кнопку   (мал.8). Після того як буде розпочато оповіщення мешканців, змінити «Тему», «Місце проведення» та «Питання порядку денного» буде неможливо.

^мал.8

Зверніть увагу для того щоб «Почати Оповіщення» в профілі компанії повинно бути налаштована адреса (мал.9)

^мал.9

Якщо адреса не буде налаштована, то при спробі створити оповіщення система видасть сповіщення: «Для Вашої організації не налаштована адреса. Перейдіть до профілю організації або зверніться до адміністратора» (мал.10)

^мал.10

Підтвердження участі у Загальних зборах

Після того як було розіслано оповіщення про збори мешканцям, менеджер або бухгалтер може подивитись статистику скільки мешканців підтвердили участь (мал.11).

^мал.11

Коли абоненти підтвердили участь, можна розпочати збори, для цього натисніть на відповідну кнопку

.

Початок голосування та підведення підсумків

На сторінці «Учасники» можна побачити тих хто підтвердив участь та надав відповідь, також самі деталі голосування (мал.12).

^мал.12

Наступний крок та останній, це підведення підсумків. Для цього треба повернутись на сторінку «Загальні відомості» та натиснути на кнопку .

Після цього система надасть результати зборів, в розрізі кількості голосів «Так», «Ні» та «Утримались».

​