3.2.2.1. Квитанції, розрахункові періоди

Розрахунковий період, формування/друк/відправлення квитанцій по e-mail, публікація даних, бухгалтерські проводки, акти.

Для чого?

Розрахунковим періодом вважається календарний місяць. Він може бути за статусом відкритий чи закритий.

Нарахування в системі проводяться під час закриття періоду, тому потребують певного часу на розрахунок. Результатами розрахунків при закритті періоду є нарахування та баланс, що відображає стан (борг або переплату) кожної статті нарахування по відповідному особовому рахунку. Система використовує ці дані як відправний пункт для розрахунків у наступному періоді, щоб не обробляти дані з самого початку роботи підприємства та пришвидшити процес. У закритому періоді неможливо вносити зміни у документи та дані, дати яких містяться у цьому (закритому) періоді.

Відкритий період не містить нарахувань та результатів розрахунків. У відкритому періоді можна корегувати та створювати будь-які документи, якщо дата документа належить відкритому періоду.

Початок роботи

Мал.1

Призначення перемикачів

Відкритий розрахунковий період позначено позначкою.

Закритий розрахунковий період позначено позначкою .

Статус періоду зазначений у відповідній колонці “Статус періоду” Мал.1.

Відкриття або закриття періоду

Для відкриття або закриття періоду переміщуйте перемикач у відповідне положення .

Кількість розрахункових періодів залежить від дати початку роботи підприємства. Вони зображені на сторінці у вигляді списку. Поточний період знаходиться зверху. Закриття періоду доступне після закінчення календарного місяця, тобто на наступний день після останнього дня розрахункового періоду.

Поради

Працюйте виключно у поточному періоді та не відкривайте попередні періоди після того, як вирішили остаточно закрити період. Система спирається на дані закритих періодів для розподілення сум платежів та  надсилає дані про баланс особових рахунків до платіжних систем. Зміна даних у відкритому періоді неминуче призведе до зміни даних у всіх наступних періодах та квитанціях.

Деталізація розрахункового періоду

Після закриття періоду в колонці "Результати розрахунків", можна отримати додаткову інформацію, щодо розрахунків (попередження та помилки) які виконала система Мал.2.

Мал.2

Формування квитанцій

Щоб сформувати квитанцій, після закриття періоду, натисніть на посилання «Квитанції» та на новій сторінці на кнопку "Створити квитанції". Після того як квитанції будуть сформовані, вони будуть доступні у вигляді Excel файлів або згрупованих, або по особовому рахунку Мал.3. Для того, щоб вигляд квитанцій відповідав вашим потребам, спочатку налаштуйте їх на вкладинках "Налаштування квитанції" та "Налаштування  друку".

Мал.3

Відправлення квитанцій по e-mail

Після формування квитанцій, на цій сторінці доступна можливість розіслати квитанції (натиснувши кнопку "Надіслати всім на e-mail" Мал.3) на всі електронні скриньки мешканців, які зазначені у системі МДО. Переглянути статус відправлення можна на вкладинці "По особовому рахунку" "Квитанції за відповідний період" в колонці "Відправлено на e-mail", користуючись необхідним фільтром Мал.4.

Мал.4

Публікація даних

Щоб актуальні дані відобразилися в платіжних системах та кабінетах мешканця, дані потрібно опублікувати. Така можливість з'явиться після закриття періоду. Відповідне сповіщення з'явиться у верхній частині сторінки (Див. Мал.5.).

Щоб опублікувати дані, натисніть кнопку "Опублікувати" у сповіщенні.

Повторну публікацію даних потрібно проводити у випадку, коли розрахункові періоди відкриваються для правок.

Публікація даних доступна лише при закритті останнього періоду.

Рекомендуємо бухгалтеру перевіряти розрахунки, повторно відкривати період або вносити відповідні корективи до публікації даних. Коли бухгалтер впевнився, що все зроблено правильно, можна натискати кнопку "Опублікувати" та оприлюднювати дані. (Див.Мал.5) Після публікації даних інформація стане доступною в кабінетах мешканців, мобільних додатках та буде передана в платіжні системи.

Мал.5 

Бухгалтерські проводки, акти

Дана сторінка призначена для нашалтування та експорту бухгалтерських проводок в іншу бухгалтерську програму (наприклад 1С).

Тестове закриття періоду

Даний функціонал надає можливість закривати тестовий період для перевірки правильності підключення статей нарахування, введення показників лічильників (якщо вони є), коректності введення залишків або внесення коригувань у поточний період.

Для виконання тестового закриття необхідно перемикач перевести в положення «закрито» (Див.Мал.6)

Мал.6

Після цього система виконає розрахунок по всім особовим рахункам на кінець періоду з врахуванням внесених у поточному періоді тарифів, показників лічильників, оплат, корегувань, імпорту нарахувань тощо.

Під час тестового закриття можливо переглянути деталі нарахування. Квитанції, Бух.Проводки, Акти для формування доступні не будуть

Перевірити правильність нарахування можливо у Журналі операцій (Див.Мал.7)

Мал.7

Тестове закриття періоду не можливо виконати у разі використання авансових платежів та зміщеного періоду.