Работа с должниками: с чего начать?

Согласно статистическим данным, в Украине нет ни одного дома, где на 100% были бы уплачены платежи и необходимые взносы всеми совладельцами. И этот досадный факт нас не радует, поскольку проблему нужно как-то решать. Необходимо проводить работу с должниками. Это кропотливая и долгосрочная работа, но без нее никак. С чего начать? 

Причины возникновения долгов по коммунальным платежам

Задолженность по коммунальным платежам не возникает ниоткуда, все имеет свои причины. У абонентов наиболее распространены отговорки о несвоевременно доставленных квитанциях и о несогласии с начислениями.

На самом деле, правление ОСМД или ЖЭКов заинтересованы в том, чтобы платежи поступали вовремя. Поэтому через своих представителей (консьержей или членов инициативной группы) отслеживают, чтобы квитанции попадали по назначению. Поэтому такие досадные случаи встречаются крайне редко. Если же учет ОСМД ведется с помощью онлайн программы, такой как Мой Дом Online, то подобные ситуации вообще не возникают. Бухгалтер ОСМД отправляет квитанцию ​​по электронной почте или системным сообщением в личный кабинет жителя. Так что не получить нотификацию вовремя просто невозможно. 

Несогласие с начислениями тоже не повод не платить по счетам. От этого долги по коммунальным платежам только накапливаются. Значительно конструктивнее прояснить ситуацию в правлении дома и получить ответы на свои вопросы. А в случае использования соответствующего сервиса, у абонента это займет всего несколько минут. Через личный кабинет, житель обеспечит себе доступ к быстрой и исчерпывающей информации о начислениях. 

Важно, чтобы начисления, представленные в квитанциях, соответствовали ожиданиям абонента. Рассмотрим ситуацию, когда житель имеет законное право на субсидию или льготы. С целью их получения сделал все необходимое: собрал необходимые документы, посетил органы социальной защиты населения и, имея на руках все согласования, спокойно ожидает платежку за квартплату с суммой, которая бы учитывала наличие льгот. Когда ожидания не оправдываются - у абонента удивление. И здесь есть два пути действия: либо он сразу обращается в правление ОСМД за объяснениями, или (это худший вариант) ждет еще месяц, когда поступит платежка с пересчетом. Это еще один вариант появления задолженности. 

Накопление нежелательных долгов по коммунальным платежам может возникнуть по самым объективным причинам: болезнь, жизненные неурядицы, отсутствие на протяжении долгого времени по месту жительства, и т.д. Приятного в этом мало, но и нет ничего непоправимого - лишь бы были доступны инструменты для решения этой проблемы. 

Правильный учет коммунальных платежей - надежная аргументация

Лучший способ избавиться от долга - избежать его. Дисциплинировать себя, раз в месяц регулярно оплачивая коммуналку совсем не сложно. Тем более, когда вы получаете напоминание в виде квитанций в почтовом ящике или сообщения на ваш e-mail. 

Чтобы избежать недоразумений, информацию о предоставлении льгот или субсидий необходимо своевременно доводить до сведения бухгалтера ОСМД. Если же учет коммунальных платежей в ОСМД ведется с помощью специализированного сервиса (например, в Мой Дом Online), то импорт начисленных сумм льгот или субсидий за расчетный период поступает к бухгалтеру автоматически и учитывается в предоставленной абоненту квитанции.

Нет необходимости дополнительно кого-то информировать о предоставлении скидки, не нужно ничего ни уточнять, ни пересчитывать. А если вопрос, все же, возникают, то надежным помощником является отлаженное средство коммуникации между абонентом и бухгалтером через личный кабинет жителя. 

Стоит добавить, что, используя онлайн программу, все изменения в тарифах, корректировки или перерасчет бухгалтер делает не вручную, а с помощью автоматизированной системы учета. Это делает невозможным вероятность ошибки. Можно создать акт сверки расчетов за нужный период, в котором будет видно историю задолженности. Такой подход придаст уверенности во время диалога (в случае необходимости) с абонентом, а четкая аргументация - это еще один рычаг воздействия на должника для признания им долга. 

Поэтому, можно сделать вывод, что правильный учет коммунальных платежей - это логический способ достижения истины, надежный аргумент для убеждения жителя в наличии задолженности. 

Подходы к работе с должниками

Должники - это такие же люди, как и все мы. Не стоит их выделять в отдельную касту. По разным причинам у жителей возникают долги перед ОСМД и выход здесь один: каждую ситуацию придется разбирать отдельно, потому что наиболее действенной является индивидуальная работа с должником.

Сначала нужно сообщить абоненту, что у него есть долг по коммунальным платежам. Это будет отражено в квитанции, это можно сделать через члена инициативной группы или с помощью соответствующего уведомления через почтовый ящик. В случае ведения автоматизированного учета коммунальных платежей, достаточно отправить сообщение о наличии долга в онлайн кабинет жителя. Как правило, этого достаточно. Долгов никто не любит и при первой же возможности жители пытаются избавиться от них. 

Бывают более сложные ситуации, когда долги уже накоплены, абонент растерян и самостоятельно исправить ситуацию ему не удается. Правление ОСМД может пойти на встречу и предложить реструктуризацию долга. Это выгодно для обеих сторон: у абонента постепенно уменьшается долг, а в ОСМД, хотя и не на много, и, все же, увеличивается сумма поступлений. Процедура предоставления реструктуризации долга должна быть прописана в Уставе ОСМД.

Есть еще один способ уменьшения задолженности. И здесь особенно важным является индивидуальный подход. Возможно, абонент имеет право на льготу или субсидию, но сам о том еще не знает, или не понимает с чего начать. Члены правления ОСМД, бухгалтер ОСМД имеют дело с такими вещами постоянно, и своевременно предоставленная ​​подсказка или совет способны вывести ситуацию из тупика. Опять же, это приведет к уменьшению количества должников в ОСМД и к уменьшению долга самого абонента. 

Самое неприятное - это иметь дело со злостным должником, когда человек не идет на контакт, проявляет высокомерие, потому что уверен в своей безнаказанности. Здесь индивидуальным подходом не обойдется. В этом случае придется обращаться в суд на должника для взыскания задолженности перед ОСМД (про этот процесс читайте в нашей статье по ссылке). Процедура обращения также должна быть прописана в Уставе ОСМД, который в свое время был согласован с должником и проголосован на общем собрании ОСМД. Об этом не лишним будет напомнить небрежном абоненту.

Помощь программы Мой Дом Online в работе с должниками

Понятно, что с помощью сервиса Мой Дом Online можно полностью автоматизировать работу в ОСМД. А как это может помочь в работе с неплательщиками? Давайте проанализируем.

Используя программу, бухгалтер ОСМД избавлен от необходимости выполнять однообразные рутинные процессы, а именно они являются источником большинства ошибок при начислениях. Достаточно один раз задать параметры, далее автоматизированная система самостоятельно справляется с поставленными задачами. Устойчивое отсутствие ошибок при начислениях за квартплату способствует доверию абонентов в правление ОСМД, к бухгалтеру и к платежкам, которые он посылает. Как следствие - отсутствие сомнений и быстрый расчет. 

Что касается оплат: с помощью сервиса Мой Дом Online их можно осуществлять через кассу в правлении ОСМД или онлайн в личном кабинете жителя. Такой способ оплаты возможен, благодаря интеграции с платежными системами, с которыми заключены соответствующие договора. Все происходит оперативно, эффективно, а главное - удобно для абонента, способствует быстрому расчету, а не накоплению долгов.

Благодаря личному кабинету житель не только обеспечит себя еще одним способом оплаты, но и доступом к необходимой информации о своих начислениях. Таким образом происходит быстрая коммуникация между абонентом и бухгалтером или членом правления ОСМД, урегулируются все вопросы. Абонент, быстро получив все ответы и убедившись в прозрачности начислений, не будет сомневаться в деятельности ОСМД, будет более лояльным. 

Программа способствует своевременной работе с неплательщиками: бухгалтер может быстро сформировать список должников за любой период и по любой сумме задолженности. Более того, можно установить граничные параметры долга, при достижении которого программа сама отправит неплательщику уведомление о необходимости оплатить начисления. Как следствие, уменьшаются долги абонентов и экономятся расходы ОСМД.

Если так не повезло и у вас есть должники среди совладельцев, то главное не затягивать, не ждать, когда долги достигнут значительных сумм, а действовать немедленно. Сообщив жителю о наличии долга, пригласите его на переговоры. Подпишите с ним акт сверки расчетов или акт рассрочки уплаты задолженности. Главное - добиться того, чтобы должник признал свой долг и был готов обсуждать варианты его погашения. Считайте, полдела уже сделано.

Работа с должниками требует терпения и упорства. А дальше, как говорил известный мультипликационный герой: давайте жить дружно.