Робота з боржниками: з чого почати?

Згідно статистичних даних, в Україні немає жодного будинку, де було б на 100% сплачено платежів і необхідних внесків усіма співвласниками. Цей прикрий факт нас не тішить, оскільки проблему необхідно якось вирішувати. Потрібно проводити роботу з боржниками. Це кропітка і довгострокова робота, але без неї ніяк. Тож, з чого почати?

Причини виникнення боргів по комунальним платежам

Заборгованості по комунальних платежах не виникають нізвідки, все має свої причини. У абонентів найпоширенішими є відмовки про невчасно надані квитанції та незгода з нарахуваннями. 

Насправді, правління ОСББ чи ЖЕКів зацікавлені в тому, щоб платежі надходили вчасно, тому через своїх представників (консьєржів або членів ініціативної групи) відслідковують, щоб квитанції потрапляли за призначенням. Тому такі прикрі випадки трапляються вкрай рідко. Якщо ж облік ОСББ ведеться за допомогою онлайн-програми, такої як Мій Дім Online, то подібні ситуації взагалі не можливі. Бухгалтер ОСББ відправляє квитанцію на електронну пошту чи системним повідомленням у власний кабінет мешканця. Отже не отримати нотифікацію вчасно просто неможливо.

Незгода з нарахуваннями теж не привід не сплачувати за рахунками. Від цього борги по комунальним платежам тільки накопичуються. Значно конструктивніше прояснити ситуацію в правлінні будинку та отримати відповіді на свої запитання. А у випадку використання відповідного сервісу в абонента це займе всього кілька хвилин часу. Адже створивши особистий кабінет на сайті, мешканець забезпечить себе доступом до швидкої та вичерпної інформації щодо нарахувань. 

Важливо, щоб нарахування, наведені в квитанціях, відповідали очікуванням абонента. Розглянемо ситуацію, коли мешканець має законне право на субсидію чи пільги. З метою їх отримання зробив усе необхідне: зібрав потрібні документи, відвідав органи соціального захисту населення і, маючи на руках усі погодження, спокійно очікує платіжку на сплату за комірне з сумою, яка б враховувала наявність пільг. Коли очікування не справджуються – у абонента подив, і тут є два шляхи дії: або він одразу звертається до правління ОСББ за поясненнями, або (це гірший варіант) чекає ще місяць, коли надійде платіжка з перерахунком. Це ще один варіант появи заборгованості.

Накопичення небажаних боргів можуть виникнути з самих об’єктивних причин: хвороба, життєві негаразди, не перебування довгий час за місцем проживання, тощо. Приємного в цьому мало, але й нема нічого непоправного, аби були доступні інструменти для вирішення цієї проблеми.

Правильний облік - надійна аргументація

Найкращий спосіб позбутися боргу – уникнути його. Дисциплінувати себе, раз на місяць регулярно сплачуючи  за комуналку зовсім не складно. Тим більше, коли ви отримуєте нагадування у вигляді квитанцій в поштовій скриньці або повідомлень на ваш e-mail. 

Щоб уникнути непорозумінь, інформацію про надання пільг чи субсидій необхідно вчасно доводити до відома бухгалтера ОСББ. Якщо ж облік ОСББ ведеться за допомогою спеціалізованої програми (наприклад, в Мій Дім Online), то імпорт нарахованих сум пільг або субсидій за розрахунковий період надходять до бухгалтера автоматично і враховуються в наданій абоненту квитанції.

Немає необхідності додатково когось інформувати про надання знижки, не потрібно нічого ні уточнювати, ні переобчислювати. А якщо питання, все таки, виникають, то надійним помічником є налагоджений засіб комунікації між абонентом і бухгалтером через особистий кабінет мешканця.

Варто додати, що, використовуючи онлайн програму, всі зміни в тарифах, коригування чи перерахунок бухгалтер робить не вручну, а за допомогою автоматизованої системи обліку. Це унеможливлює вірогідність помилки. Можна створити акт звірки розрахунків за потрібний період, в якому буде видно історію заборгованості. Такий підхід додасть впевненості під час діалогу (в разі потреби) з абонентом, а чітка аргументація – це ще один важіль впливу на боржника для визнання ним боргу.

Тому, можна зробити висновок, що правильний облік – це логічний спосіб досягнення істини, надійний аргумент для переконання мешканця в наявності заборгованості. 

Підходи до роботи з боржниками

Боржники, це такі самі люди, як і усі ми, не варто їх виділяти в окрему касту. З різних причин у мешканців виникають борги перед ОСББ і вихід тут один: кожну ситуацію доведеться розбирати окремо, бо найбільш дієвою є індивідуальна робота з боржником. 

Спершу треба повідомити абонента, що у нього є борг по комунальним платежам. Це буде відображено у квитанції, це можна зробити через члена ініціативної групи або поклавши відповідне повідомлення в поштову скриньку. В разі ведення автоматизованого обліку комунальних платежів, достатньо відправити повідомлення про наявність боргу до онлайн-кабінету мешканця. Як правило, цього досить. Боргів ніхто не любить і за першої ж нагоди мешканці намагаються їх позбутися.

Бувають більш складні ситуації, коли борги вже накопичені, абонент розгублений і самостійно виправити ситуацію йому не вдається. Правління ОСББ може піти на зустріч і запропонувати реструктуризацію боргу. Це вигідно для обох сторін: у абонента поступово зменшується борг, а в ОСББ, хоч і не на багато, та, все ж, збільшується сума надходжень. Процедура надання реструктуризації боргу має бути прописана в Статуті ОСББ.

Є ще один спосіб зменшення заборгованості. І тут особливо важливим є індивідуальний підхід. Можливо абонент має право на пільгу чи субсидію, але сам про те ще не знає, або не розуміє з чого почати. Члени правління ОСББ, бухгалтер ОСББ мають справу з такими речами постійно і вчасно надана підказка чи порада здатна вивести ситуацію із глухого кута. Знову ж таки, це призведе до зменшення кількості боржників для ОСББ і зменшення боргу самого абонента.

Найнеприємніше – це мати справу із злісним боржником, коли людина не йде на контакт, проявляє зверхність, бо впевнена у своїй безкарності. Тут індивідуальним підходом не обійдеться. В цьому випадку доведеться позиватися до суду на боржника для стягнення заборгованості перед ОСББ (про цей процес читайте за посиланням). Процедура звернення також має бути прописана в Статуті ОСББ, який, свого часу, було погоджено з боржником і проголосовано на загальних зборах ОСББ. Про це не зайвим буде нагадати недбалому абоненту.

Як програма Мій Дім Online допомагає в роботі з боржниками

Зрозуміло, що за допомогою сервісу Мій Дім Online можна повністю автоматизувати роботу в ОСББ. А як це може допомогти в роботі з неплатниками? Давайте проаналізуємо.

Використовуючи програму, бухгалтер ОСББ позбавлений необхідності виконувати одноманітні рутинні процеси, а саме вони є джерелом більшості помилок при нарахуваннях. Досить раз задати змінні параметри, далі автоматизована система самостійно справляється з поставленими завданнями. Стала відсутність помилок при нарахуваннях за комірне сприяє довірі абонентів до правління ОСББ, до бухгалтера і до платіжок, які він надсилає. Як наслідок – відсутність сумнівів і швидкий розрахунок.

Що стосується оплат: за допомогою сервісу Мій Дім Online їх можна здійснювати через касу в правлінні ОСББ, або онлайн в особистому кабінеті мешканця. Такий спосіб оплати можливий, завдяки інтеграції з платіжними системами, з якими укладені відповідні договори. Все відбувається оперативно, ефективно, а головне – зручно для абонента, що сприяє швидкому розрахунку, а не накопиченню боргів.

Завдяки Особистому кабінету мешканець не тільки забезпечив себе ще одним способом оплати, а й доступом до необхідної інформації щодо своїх нарахувань. Таким чином відбувається швидка комунікація між абонентом і бухгалтером або членом правління ОСББ, урегульовуються всі питання. Абонент, швидко отримавши всі відповіді та переконавшись в прозорості нарахувань, не матиме сумнівів до діяльності ОСББ, буде більш лояльним. 

Програма сприяє своєчасній роботі з неплатниками: бухгалтер може швидко сформувати список боржників за будь-який період і по будь-якій сумі заборгованості. Більш того, можна встановити граничні параметри боргу, при досягненні якого програма сама відправить неплатнику повідомлення про необхідність сплатити нарахування. Як наслідок, зменшуються борги абонентів і ОСББ зменшує свої витрати.

Якщо вже так не повезло і ви маєте боржників серед співвласників, то головне не затягувати, не чекати, коли борги досягнуть значних сум, а діяти негайно. Повідомивши мешканця про наявність боргу, запросіть його на переговори. Підпишіть з ним акт звірки розрахунків або акт розстрочення сплати заборгованості. Головне - домогтися того, щоб боржник визнав свій борг і був готовий обговорювати варіанти його погашення. Вважайте, пів справи вже зроблено. 

Робота з боржниками вимагає терпіння і наполегливості. А далі, як казав відомий мультиплікаційний герой: давайте жити дружно.