Автоматизация начислений - для любого водоканала Мій Дім Online

Горы бумажных документов, покрытые толстым слоем пыли. Старый потрескавшийся телефон и раздраженная дама, которая бесконечно кричит на всех, кто звонит или приходит. Где-то в углу гудит старый компьютер, который постоянно виснет, а за ним, не отводя глаз, проводит свои расчеты женщина в очках. Гудит старый принтер, наматывая бумажные километры. А еще длинные очереди у кассы или банковского терминала, чтобы оплатить квитанцию.

Знакомая картина? Как-то так или примерно так, выглядит обычный расчетный отдел водоканала коммунального предприятия в больших или малых городах Украины. Удивительно и печально становится от того, что в эпоху технологий ресурсы расходуются неэффективно. Мы попробуем рассказать о современных возможностях решения этих проблем.

Почему водоканалам необходимо автоматизировать работу с начислениями

Огромной проблемой современности является нехватка кадров. Практически всем коммунальным предприятиям и водоканалам не хватает людей, которые собирают показания счетчиков, выполняют расчеты и разносят уведомления о начислениях. Для многих людей подобная работа не привлекательна из-за несоответствия заработной платы объему работы. Вместе с тем количество работы постоянно растет, как и нагрузка на каждого работника. А из-за сжатых сроков, отведенных на занесение показателей (около недели), постоянно растет вероятность ошибки при расчете.

Во многих сферах нашей жизни давно электронные носители заменили бумажные. Настало время и водоканалам сделать то же самое.

Для эффективной работы любой компании очень важна автоматизация бизнес-процессов. Автоматизация начислений по показаниям счетчиков с помощью программного обеспечения позволяет избежать ручной работы и помогает:

оптимизировать расходы;
минимизировать человеческий фактор;
избежать неточностей при начислении;
удобно вносить показатели и рассчитывать абонентскую плату;
хранить и обрабатывать большое количество информации;
уменьшать временные рамки для каждой операции.

Какие услуги предоставляет водоканал

Все водоканалы больших и малых городов в Украине предоставляют типовые услуги как для жителей многоквартирных домов, так и для частных домовладений:

водоснабжение холодной воды по счетчику;
водоснабжение по норме на одного человека;
водоснабжение по норме на домовладение;
водоотведение.

Кроме основных услуг, коммунальные предприятия - водоканалы могут предоставлять дополнительные:

водоотвод при наличии собственной скважины;
дифференцированная норма объема воды, в зависимости от инфраструктуры;
водоотведения по общедомовым счетчикам;
ремонт и обслуживание счетчиков.

Их перечень и стоимость регулируется нормативными документами профильных министерств и решениями органов местного самоуправления.

За предоставленные водоканалом услуги жители должны своевременно вносить оплату. Контроль оплат, корректность начислений, безошибочность передачи показателей стало возможным с внедрением автоматизированных систем учета. За считанные секунды нужная информация поступает в базу данных водоканала и ее можно брать для расчета.

Какие проблемы решает автоматизация

Основная деятельность бухгалтерии водоканала - проведение расчетов. Раньше для этого использовались специальные книги. Такой способ расчетов приводил к:

потери времени на повторяющиеся и непростые активности, которые выполняют люди со специализированными знаниями;
наличию ошибок при рукописном вводе сумм;
необходимости хранения счетов в бумажной форме и, как следствие, потеря свободного места в помещениях;
сложности поиска счетов по просьбе заказчика;
медленного ведения учета и составления отчетности.

Потеря времени, денег, энергии и потенциала офисных служащих, неэффективная коммуникация с заказчиком и обмен данными приводит к снижению лояльности клиентов. И это только некоторые неудобства ручного ведения учета.

Чего хотят пользователи?

Недавно наша компания провела опрос среди жителей нескольких районов одного крупного города по удобству использования автоматизированных систем для начисления оплаты за услуги водоотведения и коммуникации с пользователями. В опросе приняли участие 1500 абонентов. Из них в возрасте от 25 до 65 лет - 90%, от 65 до 75 лет - 10%. В процессе анализа выяснилось, что подавляющее большинство опрошенных - 73% - предпочитают электронные квитанции бумажным. Они больше доверяют начислениям, сделанным системой автоматически - так вероятность ошибки в расчетах из-за человеческого фактора сводится к минимуму.

Большие коммунальные предприятия уже давно применяют программное обеспечение для ведения учета. Обычно это самостоятельно написанные программы, разработка и поддержка которых требует больших инвестиций. Кроме того, в их использовании есть определенные особенности:

их нужно устанавливать на компьютер;
нужно иметь ИТ-специалиста, который сможет их своевременно обновлять;
с ними трудно интегрироваться, соответственно данные вводятся вручную в большинстве случаев;
они нуждаются в мощных компьютерах с большим объемом памяти.

Современные технологии предлагают экономичные решения. Сейчас учет начислений для небольшой организации, например ОСМД, или даже для городского водоканала можно вести в специализированных программах абонентского учета.

Например, система Мой Дом Online - это инструмент, который помогает автоматизировать учет начислений за потребленные коммунальные услуги. Эта программа является облачным решением (т.е. не требует установки на компьютер), что позволяет делать начисления, передавать показания, отслеживать оплаты пользователей и отправлять квитанции для оплаты онлайн.

Удобный интерфейс и наличие функционала обратной связи позволяет взаимодействовать с жителями и облегчает работу руководителю и бухгалтеру коммунального хозяйства.

Руководителям и бухгалтерам коммунальных предприятий использование такой системы позволит:

быстро собирать данные и обрабатывать информацию;
автоматизировать работу по начислениям, созданию и отправке квитанций, разнесению оплат абонентов;
уменьшить количество ошибок при начислении платы за предоставленные услуги;
соответствовать пожеланиям жителей.

К тому же, Мой Дом Online предоставляет жителям доступ к личному электронному кабинету. В удобном формате абонентской книжки владелец дома или арендатор имеет возможность ознакомиться со всеми начислениями, тарифам, льготами и субсидиями, а также оплатить квитанцию онлайн.

Использование специализированной программы по автоматизации обеспечит значительное сокращение расходов, позволит работникам сохранить время, освободить потенциал компании, улучшить атмосферу на работе и восстановить правильный баланс между административными вопросами и продуктивной работой.

Это интересно: История нашего клиента - как водоканал автоматизировал учет.