Облік оплат абонентів

Практичні рекомендації щодо ведення обліку оплат абонентів

1.Не відкладайте на завтра

Рекомендуємо розносити банківські платежі кожного дня. Навіть, якщо процес автоматизовано, і ручна праця бухгалтера зведена до мінімуму, робота з платежами потребує уточнення даних. Це пов’язано з тим, що деякі з грошових переказів важко ідентифікувати та рознести на відповідні особові рахунки (детальніше про особові рахунки за посиланням).  

За законами Мерфі “Якщо щось може піти не так, воно піде не так”. Нам відомі випадки, коли співробітники наших клієнтів зволікали з рознесенням оплат, а потім мали великий клопіт в кінці періоду. Результатом таких дій можуть бути затримки з виставленням рахунків-квитанцій, що призводить до затримки в отриманні коштів  від абонентів. Якщо ваша організація використовує спеціалізоване програмне забезпечення, і мешканці мають власний кабінет, то затримка з рознесенням платежів може викликати питання від платника: “Чому здійснений платіж не зараховано на мій особовий рахунок?”.

Ми зробили дослідження серед наших клієнтів та з’ясували, що кожна органзація має власну характеристику, що показує розподіл отримання оплат від мешканців. Див Мал.1. Цей розподіл залежить від багатьох різних факторів, таких як: дата виставлення рахунків-квитанцій, встановлена в організації гранична дата оплати, тощо. Ми з’ясували, що для основної частини компаній:

• більшість платежів припадає на період 19-23 число місяця;
• кількість платежів за один день не перевищує 12% від загальної кількості платежів за місяць, що надає можливість бухгалтеру без поспіху рознести платежі. 

Мал.1. Розподіл надходження оплат в % в залежності від дня місяця для одного з ОСББ.

Плануючи роботу, приділяйте більше часу періоду, на який, з вашого досвіду, припадає більше надходження від клієнтів.  

2.Робота з банківською випискою

Банківська виписка є основним документом при роботі з платежами. Інформація про платника - фізичну особу, тобто абонента, зазвичай знаходиться у призначенні платежу. Номер особового рахунку повинен бути вказаний в певному форматі, відповідно до політики вашої організації. Якщо платника можна ідентифікувати за допомогою засобів автоматизації (бухгалтерських програм) або вручну, то половину справи вже зроблено. Якщо визначити особовий рахунок платника неможливо, така операція повинна бути перенесена на спеціально виділений особовий рахунок (нез’ясовані платежі). 

Сума операції розподіляється між статтями нарахувань згідно із політикою розподілу оплат, що затверджена у вашій організації.

Поширеною є практика, коли платіжна система акумулює кошти від платників на власному рахунку, та переводить цю суму на розрахунковий рахунок організації раз на день або рідше. В такому випадку банківська виписка міститиме загальну, консолідовану суму, яка включатиме всі суми оплат абонентів, здійснених за певний період через цю фінустанову. При такому форматі неможливо рознести платежі по особовим рахункам без уточнених даних, що надаються у вигляді реєстрів платежів. Призначення платежу такої транзакції виглядає наступним чином: “Оплата згідно з реєстром № @2PL552489 вiд 20210317”

Перевірка правильності рознесення банківської виписки

Щоб перевірити правильності рознесення платежів, ми радимо скористатися правилами, які полягають у перевірці математичного рівняння, яке складається з елементів, зображених на Мал.2.

Мал.2.

Sвиписки=Sрозподілене+Sнез’ясовані+Sінші+Sконсолідоване (1)

Якщо рівняння (1) не виконується, то при розподілі платежів виникла помилка.  

Сума помилки=Sвиписки-(Sрозподілене+Sнез’ясовані+Sінші+Sконсолідоване) (2)

Передбачається, що, оскільки Sконсолідоване містить суму всіх платежів, що надійшли у відповідних реєстрах, ці платежі неможливо розподілити без відповідних реєстрів, бо виписка містить лише загальну суму всіх цих платежів.

3. Уточнення даних з реєстрів платежів

На відміну від банківської виписки реєстри платежів містять номер особового рахунку платника та інформацію про послугу, за яку здійснюється оплата. На жаль, реєстри надсилають тільки ті установи, з якими організація уклала відповідний договір. Це не дає гарантії, що мешканці не скористаються іншим банком. У такому випадку (коли платник використовує банк, з яким у вас немає договору) відповідний платіж не потрапить до реєстру. 

Окрім цього деякі з платіжних систем вказують у реєстрах дату здійснення платежу, що може відрізнятись від дати зарахування грошей на поточний рахунок. 

Кошти повинні бути проведені датою отримання їх на поточний рахунок організації, а отже вірна дата операції вказана у банківській виписці.

Мал.3.

Приклад реєстру платежів наводиться на Мал.3. 

Поле “Код послуги” містить інформацію, за що заплатив абонент.

Перевірка правильності рознесення реєстрів платежів

Щоб перевірити правильність рознесення реєстрів платежів, переконайтесь, що загальна сума по реєстрах дорівнює сумі всіх консолідованих операцій (Sконсолідоване) з банківської виписки за обраний період.

4.Обробка нерозпізнаних платежів та виправлення помилок

Уточнення нерозпізнаних платежів або виправлення помилок зазвичай відбувається після звернення мешканців. Вони надають платіжні документи та чеки, де вказано дату здійснення платежу та суму.  За цими даними можна знайти відповідний платіж серед інших нез’ясованих. Оскільки платіж вже був врахований у бухгалтерських документах відповідного закритого періоду, на суму платежу потрібно провести коригування. 

Таблиця 1 зображує можливі випадки, які можуть виникнути при обробці нерозпізнаних платежів.