Документообіг управителя багатоквартирних будинків

Документи — невід’ємна складова повсякденного життя та важливий корпоративний ресурс цифрової епохи. Як правильно використовувати цей ресурс та які рішення здатні оптимізувати документообіг управителя багатоквартирних будинків — про це ми вирішили розповісти вам у нашому огляді.

Документообіг: що це?

Для будь-якої компанії документообіг — це рух документів з моменту їх створення до передачі в архівну установу. За способом фіксації документообіг можна поділити на паперовий та електронний. Ще одна характерна особливість - періодичність: місяць, квартал, півріччя та рік. Створені документи у межах конкретних часових рамок складають базу для оцінки та аналізу діяльності підприємства, установи чи приватного підприємця.

Види документообігу

Паперовий документообіг формується шляхом заповнення стандартних форм та бланків певною інформацією, яка потім обробляється (переважно вручну). Наразі основними недоліками такого документообігу є:

• великі ресурсні витрати, включаючи часові та людські ресурси;
• складність обробки та аналізу даних;
• низька швидкість пошуку потрібної інформації;
• збереження та відновлення паперових даних.

Для кожної компанії, яка впроваджує електронний документообіг створюється сервер, де зберігається база даних та створені документи. Найважливішим аспектом для забезпечення електронного документообігу є стабільний доступ до інтернету. Кожен з утворених документів зберігається в окремому каталозі за відповідною ієрархією. Тільки особа, яка наділена певними правами, може створювати, модифікувати та обробляти електронні документи. 

Електронний документообіг значно полегшує адміністрування та дозволяє ефективно організувати роботу. Він надає доступ до актуальної інформації та уніфікує внутрішні процеси, зберігаючи відповідність чинним нормам, забезпечує безпеку даних клієнта.

Документообіг управителя багатоквартирного будинку

Документація управителя багатоквартирного будинку має бути сформована на основі сукупності принципів, рекомендацій, норм і правил, які встановлюють єдині вимоги до документування управлінської діяльності та організації роботи на підприємствах, установах та організаціях.

Документообіг управителя багатоквартирного будинку можна поділити на дві частини: 

• для роботи з мешканцями: квитанції, повідомлення, звіти, довідки, опитування тощо. 
• для бухгалтерсько-фінансового обліку: рахунки, акти, договори, звіти до державних органів тощо.

Документація управителя багатоквартирного будинку починає формуватися з підписання договору про управління та акту, який складається на підставі огляду багатоквартирного будинку та прибудинкової території. Уповноважена особа або попередній управитель багатоквартирного будинку передають усю наявну технічну документацію, згідно з переліком, визначеним Мінрегіоном, а також на земельну ділянку. Приймання даних документів теж підтверджується відповідним актом, обов’язкові вимоги до яких визначені Наказом Міністерство регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства України "Про затвердження Переліку технічної документації на багатоквартирний будинок" від 17.07.2018 N 176.

На підставі інвентаризації розрахунків управитель формує залишкові відомості у розрізі кожного контрагента та за абонентськими рахунками. Це дає змогу налагодити правильний облік для злагодженої роботи.

Переваги електронного документообігу в управлінні багатоквартирним будинком

Електронний документообіг допомагає управителю:

• систематизувати обмін інформацією та навести лад у даних;
• швидко та зручно інформувати мешканців та співвласників - необмежена кількість людей в будь-який час мають доступ до даних;
• полегшити управління потоком документів та внутрішніми процесами;
• зекономити час та витрати на підготовку та обробку необхідної інформації;
• мінімізувати втрати даних при зміні керівництва;
• полегшити проведення аудиту/перевірки організації;
• будувати прозорі та довірливі відносини з мешканцями та співвласниками.

ТОП-10 переваг  Мій Дім Online для управителя

Одним із перших головних кроків діджиталізації суспільства є впровадження електронного документообігу для автоматизації бізнес-процесів. Для цього слід використовувати сучасні інструменти, наприклад, програмний комплекс Мій Дім Online. 

5 переваг системи при роботі з мешканцями: 

1. Доступність електронних квитанцій та історії нарахувань в електронному вигляді у власних кабінетах жителя дозволяють не друкувати квитанції та не зберігати їх у паперовому вигляді. 
2. Швидке розповсюдження інформації серед мешканців та співвласників через email-розсилку та розміщення інформації на сайті організації дозволяють, наприклад, не друкувати оголошення та не вішати її на дошці оголошень. 
3. Проводити онлайн опитування мешканців через власний кабінет жителя — не потрібно бігати по квартирах  та опитувати всіх. 
4. Оплачувати електронні квитанції онлайн через власний кабінет завдяки інтеграції з платіжними системами — немає потреби йти в банк, стояти в черзі, щоб сплатити за квартиру. 
5. Передавати показники лічильників через кабінет — не потрібно заповнювати папірці та передавати їх бухгалтеру чи керівнику організації. 

5 переваг при веденні бухгалтерсько-фінансового обліку: 

1. Автоматичне отримання всіх необхідних даних одразу в систему (наприклад, показників лічильників чи оплат мешканців) - вже не потрібно вручну переносити ці дані та десь окремо зберігати, все буде в одній системі. 
2. Автоматичне або напівавтоматичне формування звітів, довідок та документів, оскільки програма вже містить необхідні дані, потрібно лише вибрати формат, в якому їх подати. 
3. Різні рівні доступу до інформації різними співробітниками з будь-якого приладу - все через одну систему - не потрібно нічого додаткового встановлювати на комп’ютери.
4. Оперативна комунікація з мешканцями, отримання їх заявок, розподіл їх виконання між персоналом, що обслуговує та контроль їх виконання — все в одній системі. 
5. Збереження даних, швидке відновлення та можливість інтеграцій з іншими системами — розрахунки, внутрішні процеси, комунікацію та обмін даними можна автоматизувати та вдосконалювати постійно, витрачаючи на це менше ресурсів. 

Впровадження електронного документообігу в управлінні значно спрощує роботу, пришвидшує адміністрування та звітність. Правильний вибір програми та інструментів — це вивільнення часу та можливостей для додаткових послуг, завдяки яким ви збільшуєте прибуток. Мій Дім Online - програма, яка допомагає налагодити електронний документообіг управителя і автоматизувати роботу ОСББ в цілому.​